Hier moet je rekening mee houden wanneer je een feestlocatie scout: 7 tips

Eén van de listigste dingen aan een feest plannen, is een goede locatie uitzoeken. Je moet met een miljoen factoren rekening houden (weer, bereikbaarheid, catering) en maanden van tevoren al een knoop doorhakken omdat die droomlocatie anders aan je neus voorbij gaat. 

Een goed feest valt of staat met de locatie. No pressure. Geen paniek: wij loodsen je er doorheen. Als je deze checklist in gedachten houdt, kan het (bijna) niet meer misgaan.

1. Wie zijn je gasten en hoe groot is de gastenlijst?

Het begint allemaal praktisch: hoeveel mensen komen er en passen die allemaal in de venue die je op het oog hebt? Heb je een droomlocatie gevonden maar krijg je de zaal niet eens gevuld als je al je Facebookvrienden en hun moeder uitnodigt? In overleg kun je vaak ook een deel van de locatie afschermen en zo een aparte ruimte creëren. Vraag genodigden altijd te reageren op de RSVP en hou er bij het opstellen van de gastenlijst rekening mee dat er ook altijd mensen zijn die dat niet doen, maar wel komen opdagen.

2. Weet wie je doelgroep is

Doelgroep klinkt een beetje zakelijk, maar een verjaardagsfeest met je beste vrienden vraagt om een andere aanpak dan een netwerk-event met hoge piefen. Die zet je niet in een bouwkeet, terwijl je vrienden daar misschien nog wel de humor van inzien.

3. Hoe zit het met bereikbaarheid?

De meest sprookjesachtige locaties vind je meestal niet in hartje Amsterdam of Utrecht, naast het station. Voor je een landhuis afhuurt in zuid-Limburg is het slim te checken waar de meeste gasten vandaan komen. Is er voldoende parkeergelegenheid, stopt er openbaar vervoer in de buurt, heeft Uber zuid-Limburg al veroverd? Ga je pendelbusjes inzetten of regel je er een overnachting bij zodat iedereen een extra glas champagne kan drinken? Zorg er in ieder geval voor dat iedereen weer veilig thuis kan komen.

4. Wat zijn uitwijkmogelijkheden?

Het weer is de grootste vijand van iedere controlfreak. Ook al zegt Gerrit Hiemstra dat het 30 graden en zonovergoten wordt; garanties heb je nooit. Zeker in Nederland niet. Is er een mogelijkheid om naar binnen uit te wijken of kun je een partytent opzetten wanneer het stortregent?

5. Hoeveel kennis is er in huis?

Voordat je besluit een locatie af te huren, doe je er goed aan te checken of er al eens eerder events zijn gehouden. Iedere zichzelf respecterende venue heeft foto’s van voorgaande feesten op hun website of social kanalen. Je wil misschien ook vooraf met het personeel spreken om aan te voelen hoe het zit met hun gastvriendelijkheid. Hebben ze voldoende ervaring, zijn ze flexibel en denken ze een beetje met je mee? Raadpleeg wat zij allemaal voor je kunnen regelen en wat moet je zelf doen. Grote locaties hebben vaak contacten met cateringbedrijven, stylisten en geluidstechnici. Dat scheelt jezelf een boel uitpluizen.

Loop ook een rondje om de locatie. Zijn er buren die kunnen klagen over geluidsoverlast, vraagt de entree om extra decoratie, waar zitten de nooduitgangen en is er een mogelijkheid om mensen voor de deur af te zetten? Het een heeft misschien meer prioriteit dan de ander, maar het is wel handig dit allemaal op een rijtje te hebben.

6. Welke services biedt de venue aan?

Het is ideaal als je een locatie vindt die je veel uit handen kan nemen zodat je niet alles apart hoeft te regelen. Is er voldoende parkeergelegenheid in de buurt? Kun je een fixed bedrag afspreken als je parkeerplaatsen reserveert? Ga ook na wat voor restricties een locatie heeft. Wat mag wel en niet qua decoratie? Mag er alcohol geschonken worden? Mag je een eigen cateraar meenemen als de locatie zelf ook catering aanbiedt? Veel gelegenheden bieden ook extra services zoals bloemarrangementen, vervoer en belichting.

7. Wat ben je kwijt?

Voordat je een beslissing maakt, wil je alle kosten op een rijtje hebben zodat je niet achteraf voor verrassingen komt te staan.

• • Wat is de prijs van de locatie en is dat inclusief belasting? Kijk of er ruimte is voor onderhandeling zodat je er de beste deal uit sleept.
  • Weet wat er allemaal binnen die prijs valt. Krijg je daar ook de tafels, het tafellinnen, stoelen, beveiliging en parkeergelegenheid voor?
  • Wat zijn de kosten per persoon voor een diner?
  • Als je inclusief overnachting  doet, hoeveel is dat dan per persoon?
  • Wat zijn de kosten voor een bar en barpersoneel?
  • Wanneer moet de factuur betaald zijn? En hoe zit het met het annuleringsbeleid?

En dan nog een extra tip: maak van iedere locatie foto’s zodat je thuis rustig nog eens alles kan nakijken. Wat vond je mooi aan de ene venue wat de andere niet heeft? Maak vooraf even een foto van de ingang, zodat je later nog precies weet welke foto bij welke locatie hoort.

Knoop doorgehakt? Laat alles zwart op wit zetten. Pas dan is het officieel en weet je zeker dat de locatie voor jou is op de gereserveerde datum. Lees de kleine lettertjes en zorg ervoor dat alles wat jullie hebben afgesproken terugkomt in het contract. Bewaar ook alle correspondentie. Dat lijkt misschien koel en afstandelijk, maar omdat een locatie vaak je grootste kostenpost is, wil je hier echt niet voor (onaangename) verrassingen komen te staan.